Omyconf! блог

Как театр начинается с вешалки, так и мероприятие для большинства посетителей стартует у стойки регистрации. В глазах участника быстрый и комфортный процесс дает дополнительные очки к имиджу организатора. Ниже – несколько простых советов как облегчить жизнь себе и участникам, начав с регистрации.

1. Хорошо готовимся и разделяем понятия

Регистрация –многогранный процесс, не ограниченный покупкой билета и проставлением галочек напротив имен пришедших. Регистрация состоит как минимум из двух этапов, которые необходимо разделять – пре-регистрации и аккредитации. Во время пре-регистрации участник заранее заявляет о намерении посетить мероприятие, оплачивает его и сообщает организатору свои данные.  Аккредитация включает в себя отметку о прибытии, выдачу бейджа и портфеля участника.

2. Оптимизируем пре-регистрацию

Главная проблема здесь – в обилии способов регистрации. Участники регистрируются по телефону, на сайте и по электронной почте: разные базы данных нередко приводят к путанице, двойной регистрации и потере данных. Подтвердить участие всем людям, регистрировавшимся разными способами, в этом случае тоже бывает непросто. Вдобавок,  частых посетителей конференций вгоняет в уныние вид бесконечных регистрационных форм, которые приходится заполнять. А ведь большинству из них приходится делать это несколько раз в неделю, и многие из них, вероятно, не раз бывали именно на ваших мероприятиях.

Отличный способ справиться со всем вышеперечисленным сразу – использовать систему электронной регистрации участников.  Очень удобно, когда участники могут регистрироваться дистанционно, не выходя из дома или офиса и использовать автозаполнение регистрационной формы – в том случае, если они ваши постоянные клиенты.  Для организатора здесь также существует много плюсов:  единая база данных с которой удобно работать, регистрация участников с помощью социальных сетей (автоматическое продвижение мероприятия в сетях, импорт информации об участниках), и групповая регистрация участников.

3. Упрощаем аккредитацию.

Именно на регистрационной стойке создается первое впечатление  об организаторе. Как правило, это напряженный процесс: большой поток людей и маленькая пропускная способность приводят к задержкам во времени начала мероприятия и путанице.  Большой вопрос и с бейджами: если они напечатаны заранее, нужно оперативно найти нужные, если нет – вписывать имена вручную, что совсем не способствует скорости регистрации и негативно сказывается на имидже организатора. Окончательно замедляет все древняя традиция отмечать зарегистрированных посетителей в списке вручную…

Что здесь можно сделать? Выход – электронная система аккредитации.  Например, в Omyconf! с ее помощью мы решаем все вопросы сразу: не требуется печатать бейджи заранее. Аккредитация и печать бейджа происходит непосредственно на конференции на стойке регистрации и занимает 10-20 секунд, а при регистрации по QR-коду еще меньше. Плюс к этому экономия в 3-4 раза на аутсорсинге сервиса, оборудования и персонала. Кроме того, организатору легко работать с пакетами участника: вся необходимая информация о статусе каждого находится в системе аккредитации и доступна регистрирующему персоналу онлайн. В базе участников в этом случае полный порядок.

4. Делаем самые лучшие бейджи

Бейдж – это просто карточка с именем, так? Уже нет Многие организаторы мероприятий приходят к тому, что информация на бейдже играет одну из ключевых ролей в процессе регистрации участника. Теперь на бейджах можно печатать такую полезную информацию, как расписание сессий, контакты ответственных людей от организатора на разные случаи жизни и даже личные предпочтения участника по участию в секциях.

5. Подводим итоги регистрации

Главная проблема здесь – сведение списков воедино, выяснение, кто из зарегистрированных участников пришел, а кто нет. Если предварительная регистрация производилась несколькими способами, подвести итоги еще тяжелее.  Мы справились с этим с помощью электронных списков в системе аккредитации, позволяющих сразу видеть всех, кто пришел или не пришел на мероприятие, а также работать с информацией об участниках после  – вся необходимая информация хранится в системе и ее потом можно выгрузить.

В этой статье мы постараемся избегать драм, утверждая, что ваш бизнес обречен, если не соблюдать эти правила Просто исходя из нашего опыта, эти советы работают на практике. Итак:

Следите за нами в Твиттере, лайкайте нас на Фейсбуке, присоедяйтесь к нашей группе в LinkedIn, а еще читайте наш блог и смотрите наши видео на Youtube… Иногда этого действительно слишком много. Не всегда есть смысл обозначать свое присутствие везде, где это только возможно: когда дело касается социальных сетей, то качество однозначно важнее количества. Вы лучше всех знаете свою потенциальную аудиторию и, наверное, чувствуете, что подойдет ей лучше всего: лаконичная и деловая группа в LinkedIn, красивая и вдохновляющая страница в Фейсбуке или оперативно обновляющийся Твиттер.

Сидите здесь, писайте там, ешьте в буфете, а сейчас слушайте речь спонсоров о том, какие они крутые. Знакомо? От подобного детсадовского отношения устаешь намного больше, чем от легкой неопределенности Лучше, когда у участника есть выбор, когда общение с докладчиками выстроено на равных – тогда нетворкинг работает в полную силу и не ощущается никакого VIP-давления. В Omyconf!: любой участник может общаться с докладчиком и задавать ему вопросы через систему, это легко для первого и не сильно напрягает второго (на вопрос можно ответить в любое время).

Имеется ввиду, написанные на Flash. Уже не стильно И раздражает большинство пользователей. Мы планируем выпустить статью о том, как на наш взгляд должен выглядеть идеальный сайт события. Но про стиль, как одну из главных вещей, можно сказать уже сейчас.

7. Нет нетворкинга  до мероприятия

Наверное, нет смысла говорить, насколько более эффективным становится мероприятие в том случае, если участники общаются и видят весь контент еще до его начала. Мы предусмотрели это вOmyconf!: участники могут общаться с друг другом и работать со всей информацией как до мероприятия, так и в любое время после него.

Сложно себе представить (да и работать с этим тоже нелегко), но для регистрации на большинстве событий в 2011 году все еще требовалось бумажное подтверждение по факсу… Для нас это тоже болевая точка, но мы работаем с этим: внедрив систему электронной регистрации, мы аккредитуем участника и печатаем ему бейдж всего  за пару минут. Легко и просто. Присоединяйтесь!

Мы с нетерпением ждем следующей недели – целых две конференции подряд! 29 марта – The First Kyiv Investment Forum в Киеве. Мероприятие проводится впервые и в первую очередь направлено на активизацию эффективного диалога между бизнесом и городской властью. Omyconf! предоставляет на мероприятии деловую сеть для 300 участников. Организатор форума – компания Conference House, приятно сотрудничать с ними во второй раз. Наша страница на сайте мероприятия -http://ch.kiev.ua/en/11764/11774/12053.html

30 марта работа продолжится уже в Москве, на DEDF – III Форуме разработчиков цифровой элекроники. DEDF — Digital Electronics Developers Forum — это цикл ежегодных практических конференций, направленных на обсуждение актуальных вопросов применения различных технологий в проектировании цифровой электроники. Цель участников – объединить ведущих разработчиков цифровой электроники и создать уникальную и комфортную площадку для обмена опытом, общения и поиска новых подходов к решению инженерных задач. На Форуме мы выступаем в роли технического спонсора, обеспечивая деловую сеть для 200 участников. Наша страница на сайте мероприятия: http://dedf.promwad.com/omyconf!_2012
Увидимся в Москве и Киеве!

Всем привет и с наступившей весной! У нас прекрасные новости, и они снова связаны с приятным словом «победа» Вчера в «Цифровом октябре» было по-настоящему жарко: горячие финны приехали в гости со своим проектом Startup Sauna. И Omyconf!, в числе других 2 проектов (из 20 прошедших предварительный отбор), вышел в финал!
Цель организаторов мероприятия – помочь стартапам с глобальными амбициями стать более эффективными. А таже найти подходящих инвесторов. Для этого победителей Warming up отборов, один из как раз и был в Москве, приглашают на 6-недельный интенсивный курс обучения от 50 экспертов финского акселератора Aalto Venture Garage. И на мероприятии Demo Days показывают собранным со всей Европы и Долины инвесторам.

Как это было вчера: 20 стартапов презентовали свои проекты в течении 3х минутных “питчей”. Потом эксперты Сауны отбирали 10 полуфиналистов, с каждым из которых по очереди общались от 15 до 30 минут. И по результатам выбирали победителя. Обычно победитель получался 1. Но вчера оценки финских коучей совпали по 3м Среди которых был и Omyconf Видео: ОМК и Стартап-Сауна 2012

Дорогие коллеги!

Поздравляем вас с наступившими Новым годом и Рождеством! Пусть прекрасные счастливые моменты украсят вашу жизнь в эти праздничные дни. Большое спасибо вам за то, что провели с нами прошедший год – очень важный и знаменательный для Omyconf!.

В это время все подводят свои итоги. Мы также решили вспомнить все, что происходило с Omyconf! в 2011 году и рассказать, какие изменения ожидаются в наступившем.

Первая половина года была посвещена в основном доработкам системы, которые привели к долгожданному обновлению до версии 1.1.5, успешно зарекомендовавшей себя на последующих многочисленных конференциях. Помимо этого, приложение Omyconf! для iPhone стало доступным для пользователей Apple Store.

Что касается мероприятий, то здесь нам есть, чем гордиться. За 2011 год Omyconf! успешно использовали организаторы и посетители 20 мероприятий численностью от 100 до 7000 участников, а общее количество пользователей системы составило более 20 тысяч человек. Среди наших партнеров – такие крупные мероприятия, как Руснанофорум 2011, железнодорожный съезд  и бизнес-форум «Стратегическое Партнерство 1520», ТехКранч, IDCEE, бизнес-форум IBM 2011 и  конференция «Управление аудиторией и маркетинг в Интернете». На всех мероприятиях мы предоставляли в основном две функции Omyconf!:  деловую сеть и систему электронной аккредитации участников. С помощью деловой сети участники могли общаться между собой, задавать вопросы докладчикам и участвовать в голосованиях и опросах до, во время и после конференции. Система электронной аккредитации участников помогала организаторам осуществить легкую, в несколько секунд регистрацию посетителей и печать бейджей.

Из достижений – мы победили в битве мобильных стартапов на Russian Internet Week 2011 – главном ежегодном осеннем интернет-событии и участвовали в премии «Стартап года» в номинации «команда года».

Скажем и о команде. За год Omyconf! вырос ровно в два раза – с 7 до 14 человек, задействованных в разработке, маркетинге и продажах. В 2011 Omyconf! объединил людей разных бэкграундов, профессий и стилей жизни в сплоченную команду, готовую эффективно работать даже в сложных и напряженных условиях, иногда возникающих у наших партнеров в процессе запуска мероприятий.

Планы на будущее. Omyconf! постоянно эволюционирует, и сейчас в разработке находится следующая версия продукта, усовершенствованная и еще более надежная. Мы предоставили пользователям следующие возможности:

- Аккредитация участников с помощью QR-кода (у каждого участника он свой), плюс  возможность для посетителей зарегистрироваться самостоятельно с помощью киоска самообслуживания – по системе, знакомой всем по терминалам оплаты услуг или регистрации на авиарейсы.

Деловая сеть дополнилась новыми функциями:

- Интеграция Omyconf! с социальными сетями (Facebook, Linkedin, Twitter). C помощью своего аккаунта в этих сетях можно регистрироваться в открытых конференциях, делиться информацией о мероприятии, сообщать друзьям по соцсети о своих намерениях посетить то или иное событие и быть в курсе, кто из друзей также является участником мероприятия. Для организатора это – возможность продвижения своего события в социальных сетях и системе Omyconf!.

-  Возможность свободной регистрации в открытых (бесплатных) мероприятиях.

-  Наличие постоянного профиля в системе для каждого пользователя. В профиле собрана информация о его активности, а также о планах на последующие мероприятия.

- Календарь деловых событий всего мира. Если события нет в базе Omyconf!, организатор или участник может добавить его самостоятельно.

- Возможность экспортировать нужные контакты в мобильный телефон либо по электронной почте в программу и/или сервер.

И это далеко не все! Оставайтесь на связи и следите за новостями.

О рецепте классного гибрид-ивента мы уже говорили. Сейчас попытаемся рассказать, как облегчить жизнь организатору события и участникам с помощью всем известных сервисов.

1. Умные мобильные девайсы. Согласно статистике, в среднем четверо из пяти европейцев имеют мобильные телефоны, и примерно половина из них купят смартфон в самое ближайшее время. Вместе с мобильными приложениями возможности для раскрутки и повышения эффективности события становятся поистине безграничными.

2. Видеоролики. Снимать видео и создавать для ваших участников возможности распространения его в сети – дешево, надежно и практично Согласно прогнозам Cisco, к 2013 году именно видео будет составлять 90% всего потока данных в интернете. Будьте изобретательными и поощряйте то, чтобы ваши посетители снимали ролики и делились ими в своих уютных FB и твиттерах.

3. «Облачные сервисы». Их преимущество –  легкость в управлении и доступность с любого подключенного к сети девайса, где бы при этом ни находился пользователь: сервер, софт и данные – всегда в «облаке».Cloud-computing углубляет системную интеграцию, ускоряет обмен данными и вобще облегчает жизнь юзера благодаря замечательно оптимизированному хранению данных. Это великолепный инструмент для совместной работы ваших участников, а также онлайн службы поддержки.

4. Социальные сети. Совершенно очевидный пункт, но все же стоит сказать о нем. Обсуждение события вашими участниками в соцсетях – гораздо более «человечнее», комфортнее и честнее, чем официальные медиа, и это всегда привлекает внимание. Кроме того, если существующие социальные или профессиональные сети вас чем-то не устраивают, всегда можно создать свою собственную! Если вы все еще не используете этот прекрасный инструмент, самое время начать!

Эти четыре онлайн-технологии позволят вам лучше взаимодействовать с вашими участниками и создадут новые возможности для эффективной коммуникации. Для участников же это четыре шанса погрузиться в событие с головой и насладиться им в полной мере. В конце концов, этим методы без сомнений облегчат вам, как организатору, жизнь. Совместная работа становится проще, организация события – более эффективной, а работа с информацией – надежнее.  Omyconf! (в текущей версии – ограниченно, в следующей – полностью) как инструмент реализует в себе эти 4 технологии: работает на всех мобильных платформах, интегрирован в социальные сети и облачные сервисы, поддерживает работу с видеороликами. Вы еще не с нами? Включайтесь!

У нас вот появилась!  

Всем привет! В ожидании по-настоящему важных новостей из AppStore (следите за обновлениями работа в Omyconf! не перестает кипеть. В эпицентре всех событий – команда разработчиков, всецело поглощенная созданием новой версии приложения для аккредитации. Кроме того, впереди  – подведение итогов уходящего года, по-настоящему значимого и в какой-то мере эпохального для Omyconf! года. Stay in touch!

Всем доброго дня! Решили поделиться своими впечатлениями от Бизнес-форума IBM. Это был пробный запуcк Omyconf! с одним из крупнейших в мире производителей и поставщиков ПО, ИТ-сервисов и консалтинговых услуг. Мы изначально не ожидали большой активности в системе: подобные профильные мероприятия проводятся в соответствии с давно сформировавшимися стандартами и культурой. Вследствие этого, мы в основном присматривались к публике на первом запуске, а IBM – к новинке – Omyconf!, которая может быть определенной изюминкой на их последующих мероприятиях. Но, тем не менее, участники Форума активно интересовались системой и с удовольствием пользовались ей, в большинстве случаев делая это с мобильного телефона. Также хочется отметить слаженую, оперативную и эффективную работу вместе с IBM: с ними, и с организатором было по-настоящему приятно сотрудничать до, после и во время конференции. Кстати, по словам оргов – они тоже остались довольны сотрудничеством

Вокруг понятия гибрид-ивентов до сих пор не прекращается активное обсуждение – многие все еще пытаются дать точное определение этому явлению и «разложить все по полочкам». Мы предпочитаем не придавать большое значение определениям и сейчас попытались просто создать рецепт идеального гибрид-события.

1/3 чашки живых участников. Привлекательному и вдохновляющему событию не обойтись без живой аудитории. В ваше мероприятие эти люди вложились по-настоящему: потратили свое время и деньги. Убедитесь в том, что непременно заинтересуете их, всячески поощряйте нетворкинг на ивенте, предоставьте им возможности для эффективного общения в перерывах. Лучшее решение – предоставить таким участникам эксклюзивную возможность встретиться  с партнерами вживую, поучаствовать вlive-экспериментах, круглых столах и мастер-классах.

1/3 чашки виртуальных участников – совсем недавно этого ингридиента не существовало вовсе, а своим появлением виртуальные участники обязаны доступностью видеотрансляций любого мероприятия и таким платформам как Omyconf!. Виртуальные участники «полезны» в основном тем, что усиленно привлекают внимание к событию в интернете и приносят дополнительный доход организаторам. Отметим, что действительно полноценных гибрид-событий у нас в стране еще не проводилось: пока российские виртуальные участники могут только смотреть видеотрансляции с события. В мировой же практике «виртуалы» делятся на две категории: постоянные участники всех событий по данной тематике и те, кто по тем или иным причинам не смог присутствовать на ивенте «вживую». И те и другие видят ценность мероприятия, но пока из-за чего-то приглядываются к нему издалека (и за меньшую цену

10 унций соответствующего ситуации контента. Не сомневаемся, что вы подготовили прекрасный контент для мероприятия. Также логично, что все посетившие мероприятие «вживую» сильно заинтересованы в том, чтобы получить от него как можно больше нужной информации. Здесь важно правильно распределить контент между живой аудиторией и виртуальными участниками: то, что работает для первых, часто неэффективно для вторых, и наоборот – мудрый организатор всегда чувствует это. Живым посетителям имеет смысл предложить «информационные льготы» – например, дать доступ ко всему контенту в любое время, а виртуальным – дать возможность взаимодействия с происходящим в реале. Таким образом можно поднять приоритет вопросам, которые задаются докладчикам. Кроме того, стоит задействовать иные инструменты онлайн-фидбека от слушателей – опросы и голосования.